21/4/2007

Apuntes de Clase: Auditoría de Estados Finacieros un enfoque por transacciones

Nociones de un enfoque de auditoría de estados financieros mediante el estudio de los ciclos de transacciones

Los sistemas contables:

Los sistemas contables de una entidad pueden ser simples o complejos. Algunas entidades requieren implantar sistemas capaces de procesar grandes números de transacciones. Computadoras electrónicas sofisticadas, grabadoras de puntos de venta y mecanismos de comunicaciones pueden ser utilizados para procesar transacciones.
Los sistemas son diseñados e instalados no sólo para producir los balances generales de donde los estados financieros son preparados, sino también para producir información en términos no contables. En contra de lo que podamos pensar, rara vez un sistema es instalado para el único propósito de desarrollar débitos periódicos para únicamente una cuenta del Libro Mayor, con contra créditos a una única cuenta.
Las Normas de Auditoría especifican que el auditor debe estudiar y evaluar los controles internos existentes del cliente como una base para la determinación del alcance, oportunidad y extensión de las pruebas de auditoría. Este estándar es aplicable no importando cuán grandes y complejos (o qué tan simples) sean los sistemas contables del cliente.
Sin embargo, el estándar no significa que es necesario que el equipo de auditoría adquiera un conocimiento detallado de los procedimientos del procesamiento que afecta a todos los tipos de transacciones.

La simplificación:
El enfoque de simplificación involucra dos elementos:
• Concentración en aquellos tipos de transacciones y sistemas de control relacionados que afectan de manera importante los estados financieros.
• Segregación de los negocios del cliente y los sistemas contables relacionados dentro de un número limitado de ciclos de transacciones homogéneas, interrelacionados entre si y con una Función Central de Planificación Financiera y de Control.
El primero de estos elementos es común para cualquier enfoque de auditoría.
El segundo elemento (la segregación de las transacciones en los ciclos de actividad comercial) es una parte integral de un concepto que simplifica la planificación del trabajo del auditor y la correspondiente Evaluación del Sistema de Control interno.
Asuntos que trataremos en una serie de artículos que iniciamos con el presente.

Ciclos de transacciones:
Los Ciclos son agrupamientos de eventos económicos similares; por lo tanto, antes que éstos sean definidos y discutidos, es necesario considerar la naturaleza de los eventos económicos y de las transacciones.

EVENTOS ECONOMICOS Y TRANSACCIONES
Dos clientes no son iguales, pero con cierto límite, todos participan en eventos económicos que impactan o deben impactar en sus estados financieros, información gerencial y/u operaciones.
Eventos económicos
Un evento económico es un acontecimiento de facto. Algunos eventos económicos involucran directamente a la entidad con terceros.
Por ejemplo:
• Adquisiciones de recursos en intercambio por obligaciones por pagar.
• Pagos de efectivo para satisfacer obligaciones.
• Distribuciones de recursos para terceros en intercambio de promesas de pagos futuros.
• Recibos de pagos de terceros por recursos distribuidos.
Otros eventos económicos involucran fuerzas extrañas o entidades, pero no involucran intercambios. Por ejemplo:
• Cambios en condiciones económicas (vg. recesiones, cambios en niveles de precios y falta de suministros).
• Cambios en leyes y regulaciones gubernamentales, incluyendo cambios en leyes tributarias y tasas.
• Los llamados “actos de dios”, como incendios e inundaciones.
• La advertencia de guerra o la llegada de la paz.
• Cambios en las direcciones de los proveedores y clientes.
• Contratos leasing de operaciones y contratos de ejecución.
El paso de tiempo (fuerza externa) es igualmente un evento económico, ya que causa acumulación de intereses y depreciación en los activos. Algunos eventos económicos son internos. Por ejemplo:
• Transferencias de activos (vg. material crudo al proceso de trabajo).
• Conversión de recursos en formas diferentes (vg. fabricación, ensamblaje o procesos)
• Decisiones de operaciones (vg. cambios en los precios y cambios en la tasa de pago).
• Corrección de errores (vg. ajustes de recibos incorrectos).
La Ciencia Contable reconoce que todos los eventos económicos que involucran a la entidad en intercambios con terceros, deben ser reflejados en sus estados financieros. Adicionalmente, los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que ciertos eventos económicos que involucran fuerzas extrañas o entidades y ciertos eventos económicos internos deben estar igualmente reflejados en los estados financieros. Consecuentemente, algunos eventos económicos que potencialmente afectan la naturaleza y valor de los recursos de una entidad deben ser reflejados en sus estados financieros.
Los eventos financieros que deben estar reflejados en los estados financieros, deben por lo tanto, primero ser seleccionados o reconocidos. Es conveniente que una vez reconocidos, sean aprobados o autorizados. Posteriormente, pueden requerir procedimientos adicionales, como cálculos, clasificación y registro.
Estos pasos generalmente son seguidos por un resumen, del cual se preparan los asientos de diario postearlos en el Libro Mayor General. Finalmente, los saldos del Mayor General son reflejados en los estados financieros.
La transformación de muchos eventos económicos de varios tipos, en estados financieros es conseguida principalmente por transacciones, las cuales fluyen a través de sistemas.

Transacciones y Sistemas
En resumen, un evento económico tiene sólo un efecto potencial sobre los estados financieros de una entidad. Pero una transacción, es un evento económico cuyo efecto ha sido reconocido de un modo que puede ser procesado (y aceptado para proceso) por uno o más de los sistemas contables de la entidad.
Un sistema es una serie de pasos por los cuales las transacciones son reconocidas, autorizadas, calculadas, clasificadas, registradas, resumidas y reportadas.
Procesamiento es la ejecución actual de los pasos del sistema. Algunos ejemplos de acciones de procesamiento son:
• Resumir transacciones y preparar asientos de diario.
• Comparar la factura del proveedor con una orden de compra y el documento de recepción.
• Validación en línea y exhibición de una orden del cliente.

Más sobre transacciones
El deber inicial de un sistema contable es el reconocer oportunamente aquellos eventos económicos que deben ser procesados por el sistema. Los métodos utilizados para reconocer transacciones varían. por ejemplo:
• Entradas remotas o en línea en un teclado de un terminal (vg. entradas de ventas en efectivo y alquiler de venta y entradas por reserva de pasajes aéreo).
• Entradas en cintas magnéticas o files en diskettes (vg. distribuciones de costos generadas por computadora).
• Documentos preparados manualmente (vg. órdenes de venta, tarjetas de tiempo y avisos de entrega).
• Tarjetas de control (vg. ticket de precios utilizados en rebajas y en pagos de devolución utilizados en facturaciones de utilidades).
• Asientos de diario.Las transacciones pueden ser reconocidas y aceptadas para su procesamiento antes de que sean autorizadas. Por ejemplo, una tarjeta de tiempo de un empleado puede ser aceptada y procesada (tareas de procesamiento en el sistema de planilla de la entidad) por el encargado de planillas antes de que sea aprobada por el capataz del departamento.
Un evento económico simple puede resultar en diversas transacciones. Por ejemplo, el embarque de bienes, que es un evento económico, puede resultar en transacciones de facturación, cuentas por cobrar, inventario y costo de venta.
No todos los eventos económicos reflejados en los estados financieros de la entidad son procesados y convertidos en transacciones. Cambios en niveles de precios y contratos, por ejemplo, pueden ser reportados en estados financieros, pero generalmente no son registrados como transacciones.
Más sobre sistemas
Cada entidad define individualmente sus sistemas. Una entidad puede, por ejemplo, definir su sistema de ingreso de órdenes, como incluir las tareas requeridas al precio, extensión y revisión de crédito de una orden y producir los papeles de embarque. Su competidor directo puede definir su sistema de facturación como incluir las tareas de ingreso de órdenes; más las requeridas para facturación, cuentas por cobrar y reporte de ventas.Los métodos de procesamiento dentro de un sistema pueden variar, con algunas tareas siendo realizadas manualmente y otras por computadora.
Algunos sistemas pueden ser diseñados elaboradamente para procesar un contínuo flujo de transacciones idénticas o relacionadas entre sí, otras un flujo esporádico.
Los sistemas frecuentemente deben comunicar, o relacionarse, uno con otro. Una relación es una unión en la cual la transacción existe en un sistema y entra a otro.
Algunos ejemplos de interrelaciones (interfaces) pueden ser:
• Información de embarques es transferida de un sistema de facturación a un sistema de inventario para postearlo a los registros de inventarios perpetuos.
• Las horas trabajadas son transferidas de un sistema de distribución de labor a un sistema de planillas.
• Los resúmenes de transacciones mensuales (ventas, planillas, desembolsos) son mayorizados.
En un sistema computarizado, el medium interface generalmente es un file compartido por varios programas o un file conteniendo el resultado de un sistema formateado para su ingreso dentro de otro sistema. En un sistema más complicado de tiempo real, la interface puede ser lograda en la memoria de la computadora, por ejemplo, el ingreso de una transacción de un embarque puede generar la facturación, actualización de inventario, cuentas por cobrar y programas de mantenimiento de crédito para operar simultáneamente sin la transferencia de un file.
En sistemas manuales, el envío de un documento de un departamento a otro y el ruteo de varias copias de un formato multiple a varios departamentos son interfaces.Bases de datos

Para el Auditor, los estados financieros preparados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, son el resultado más significativo de los sistemas contables del cliente.
Debe reconocerse, sin embargo, que ciertos eventos económicos son reconocidos y procesados como transacciones, aunque no sean reflejados en los saldos del Libro Mayor. Cambios de direcciones y decisiones de operaciones son ejemplos; estos eventos económicos pueden no alterar directamente los saldos del Libro Mayor, pero pueden alterar importantes files de información que son utilizados en procesar las transacciones que afectan dichos saldos

Al evaluar los controles internos, es útil que el Auditor, piense en las transacciones como alteraciones de las bases de datos en vez de que afecten únicamente los estados financieros. Una base de datos es un pool de información almacenada que resulta de procesar transacciones.
Mientras que las transacciones son parcial o completamente procesadas dentro de un período de tiempo, una base de datos cruza los períodos de tiempo y pasa información sobre transacciones de un período a otro y de un sistema a otro.
Existen dos tipos de elementos de bases de datos:
• Datos estáticos (referencia) que son utilizados para propósitos informativos en el procesamiento de transacciones o al producir reportes. Por ejemplo: informaciones de nombre y dirección de un proveedor o el file principal del cliente y los precios unitarios de un file de facturación.
• Datos dinámicos (saldos) que corresponden al resumen de la actividad de transacciones y que son actualizados durante el procesamiento normal de las mismas. Por ejemplo: cantidades disponibles de inventario en un registro permanente de inventario y saldos de cuenta en el Libro Mayor.
Se requiere que las transacciones alteren los elementos de las bases de datos estáticos y dinámicos. Las transacciones que modifican los datos estáticos (adiciones, cambios y anulaciones) pueden ser menos frecuentes que las que actualizan los datos dinámicos, pero pueden ser de mayor importancia, si cambian información a la que se referirán durante el procesamiento de muchas transacciones. Por ejemplo, el cambio erróneo del precio de un producto, puede resultar en montos incorrectos en las facturas de varias transacciones de facturación y un cambio no autorizado de la dirección del proveedor puede resultar en numerosos desembolsos de efectivo.

Prometo uns segunda entrega

Recopilación efectuada por JE Manrique
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1 comentario:

MoshGT dijo...

Felicidades por el blog!

Soy estudiante de Auditoria en Guatemala y el contenido del blog me parecio muy intersante.

Sin embargo hay que mejorar la estructura del texto ya que de la forma en que esta distribuido difuculta la lectura.

Estare pendiente a mas entradas similares.